Likwidacja spółki z o.o. – jak się za to zabrać?

Założenie firmy i rozpoczęcie biznesu jest bez wątpienia procesem o wiele bardziej ekscytującym, niż zmierzenie się z koniecznością zakończenia działalności i jej likwidacją. W przypadku działalności prowadzonej w formie spółki z o.o. zamknięcie tego rozdziału wymaga przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego, które jest procesem mocno sformalizowanym oraz kilkuetapowym.

Przyjrzyjmy się tym najważniejszym etapom związanym z likwidacją spółki z o.o.

Jedną z pierwszych formalnych czynności prowadzących do wszczęcia postępowania likwidacyjnego spółki jest podjęcie przez Zgromadzenie Wspólników uchwały o rozwiązaniu spółki i otwarciu jej likwidacji oraz powołaniu likwidatora lub likwidatorów. Przyczyny prowadzące do rozwiązania spółki są różne. Mogą to być przyczyny przewidziane w samej umowie spółki, bądź wskazane w treści uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki. Do grupy przyczyn uzasadniających likwidację spółki, które mogą zostać przez wspólników przewidziane w umowie spółki, można zaliczyć: 

• upływ czasu, na jaki spółka została utworzona;
• utratę koncesji lub zezwolenia w przypadku, gdy przedmiot prowadzonej przez spółkę działalności był związany z ich posiadaniem;
• odnotowanie przez spółkę straty, w szczególności takiej, która przewyższa sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego, a wspólnicy zrezygnują z podjęcia uchwały o dalszym istnieniu spółki;
• podjęcie przez wspólników działalności konkurencyjnej do tej prowadzonej przez spółkę;
• osiągnięcie przez spółkę założonych celów (np. w przypadku spółek celowych, tzw. SPV, które powołuje się do realizacji określonego projektu, np. inwestycji deweloperskiej).

Dodać przy tym należy, iż w przypadku spółki kapitałowej, a taką jest spółka z o.o. śmierć wspólnika nie wpływa na byt prawny spółki i nie stanowi automatycznej przyczyny jej rozwiązania, albowiem udziały przypadające zmarłemu wspólnikowi wchodzą do spadku po nim i podlegają dziedziczeniu na zasadach ogólnych.

Z dniem podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki oraz otwarciu jej likwidacji spółka działa nadal, jednakże z dodatkowym oznaczeniem „w likwidacji” w nazwie swojej firmy. Co istotne, nie zachodzi tutaj konieczność wstrzymania się ze stosowaniem tego, dodatkowego oznaczenia do chwili rejestracji otwarcia likwidacji w rejestrze przedsiębiorców KRS, albowiem zmiana ta następuje automatycznie już z momentem podjęcia uchwały i nie ma potrzeby dokonywania w tym zakresie żadnych zmian w umowie spółki.  

Uchwała o otwarciu likwidacji wymaga zaprotokołowania przez notariusza. Wyjątkiem są spółki, których umowy zostały zawarte przy wykorzystaniu wzorca. Chodzi tu zatem o spółki zarejestrowane w systemie S24, ale tylko takie w których w okresie po rejestracji nie były dokonywane jakiekolwiek zmiany umowy spółki w formie notarialnej, a więc tradycyjnych uchwał zaprotokołowanych przez notariusza i objętych sporządzonym przez niego aktem notarialnym. W przypadku e-spółek wystarczające będzie podjęcie uchwały, która zostanie opatrzona przez wszystkich wspólników kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W konsekwencji z przyczyn naturalnych odpadnie konieczność wizyty u notariusza i oczywiście poniesienia kosztów związanych z czynnością notarialną w wysokości ok. 1.000 zł. 

Z chwilą otwarcia likwidacji przestaje działać zarząd spółki, a jego funkcje przejmuje likwidator lub likwidatorzy, jeżeli wspólnicy powołali kilka osób. Zasadą jest, iż likwidatorami są członkowie zarządu likwidowanej spółki. Jednakże wskazanie to nie jest bezwzględne, albowiem postanowienia umowy spółki lub sama uchwała może wskazywać inne osoby, spoza grona zarządu spółki, którym pełnienie tej funkcji ma zostać powierzone. 

Fakt otwarcia likwidacji spółki i powołania likwidatora wymaga zgłoszenia do sądu rejestrowego prowadzącego akta rejestrowe spółki celem zarejestrowania zmian dotyczących aktualnego statusu spółki związanego z rozpoczęciem likwidacji. Przy czym w przypadku spółek tradycyjnych wniosek składa się za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS), a w przypadku e-spółek za pośrednictwem systemu S24.

Wskazać przy tym należy, iż wszczęcie postępowania likwidacyjnego nie zawsze musi oznaczać, iż od tej chwili jedynym możliwym kierunkiem jest już tylko rozwiązanie spółki. Do dnia bowiem złożenia wniosku o wykreślenie spółki z rejestru wspólnicy jednomyślną uchwałą mogą podjąć decyzję o dalszym istnieniu spółki. Innymi słowy, rozpoczęcie likwidacji spółki nie oznacza, iż procesu tego nie można wyhamować lub wstrzymać. Istotna jest tu zatem co do zasady wola wspólników.

Kolejnym krokiem wymagającym podjęcia przez likwidatora po rozpoczęciu likwidacji jest ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym informacji o rozwiązaniu spółki i otwarciu jej likwidacji z jednoczesnym wezwaniem wierzycieli spółki do zgłaszania przysługujących im wierzytelności w terminie 3 miesięcy od daty opublikowania wezwania w Monitorze. Publikacja ogłoszenia jest odpłatna oraz obligatoryjna i ma na celu przede wszystkim ochronę wierzycieli spółki, jak również zawiadomienie ewentualnych nieujawnionych udziałowców spółki o konieczności podjęcia określonych kroków związanych z likwidacją spółki oraz podziałem masy likwidacyjnej. Co również istotne, dokonanie podziału majątku spółki pozostałego po zakończeniu czynności likwidacyjnych nie może nastąpić wcześniej, aniżeli po upływie 6 miesięcy liczonych właśnie od daty opublikowania ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli.

Zasadniczy etap procedury likwidacyjnej spółki z o.o. stanowią czynności likwidacyjne polegające na:

• zakończeniu wszelkich interesów bieżących spółki;
• wypełnieniu zobowiązań, upłynnieniu majątku, tj. spieniężeniu wszelkich aktywów;
• podziale pozostałego majątku między wspólników.

Nowe interesy mogą być przez likwidatora inicjowane wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do ukończenia spraw będących w toku. Jeżeli likwidacja trwa dłużej niż rok, likwidatorzy po upływie każdego roku obrotowego obowiązani są składać Zgromadzeniu Wspólników sprawozdania finansowe spółki sporządzone na dzień 31 grudnia każdego roku trwania likwidacji. Po zakończeniu wszystkich czynności likwidacyjnych, likwidator sporządza sprawozdanie likwidacyjne na dzień poprzedzający podział pomiędzy wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli. Co do zasady, majątek dzieli się pomiędzy wspólników w stosunku do ich udziałów, przy czym umowa spółki może określać inne zasady podziału. Sprawozdanie likwidacyjne podlega zatwierdzeniu przez Zgromadzenie Wspólników, które ponadto winno podjąć uchwały w przedmiocie zatwierdzenia sprawozdania likwidatora z działalności spółki, udzielenia likwidatorowi absolutorium z wykonania przez niego obowiązków w zatwierdzanym okresie oraz – co bardzo ważne – wyboru przechowawcy ksiąg i dokumentów spółki, któremu zostaną one przekazane po zakończeniu likwidacji spółki i wykreśleniu jej z Krajowego Rejestru Sądowego.

Po zatwierdzeniu przez Zgromadzenie Wspólników sprawozdania likwidacyjnego i po zakończeniu likwidacji, likwidatorzy mają obowiązek ogłosić sprawozdanie w siedzibie spółki, a następnie złożyć do sądu rejestrowego wniosek o wykreślenie spółki z Krajowego Rejestru Sądowego. Jeżeli złożony wniosek będzie prawidłowy i kompletny, sąd rejestrowy wyda postanowienie o wykreśleniu rozwiązanej spółki z Krajowego Rejestru Sądowego. Orzeczenie to ma charakter konstytutywny, co oznacza, iż z chwilą uprawomocnienia się postanowienia spółka formalnie przestanie istnieć.

Podsumowując, czas trwania całego postępowania likwidacyjnego dla każdego podmiotu może być inny i uzależniony od wielu, różnych czynników oraz okoliczności. Należy jednak mieć na uwadze, iż co do zasady podział pomiędzy wspólników majątku pozostałego po przeprowadzeniu czynności likwidacyjnych nie może nastąpić szybciej, aniżeli po upływie 6 miesięcy od dnia opublikowania ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli. Przy czym, jak pokazuje praktyka sądowa, sądy rejestrowe zwracają uwagę na to, czy w chwili złożenia wniosku o wykreślenie spółki z KRSu po zakończeniu likwidacji okres ten faktycznie upłynął. Od strony praktycznej przeprowadzenie czynności wchodzących w zakres każdego z opisanych wyżej etapów wymaga skoordynowania działań dwóch pionów: prawnego oraz księgowego, co przy dobrym zaplanowaniu harmonogramu poszczególnych działań pozwoli na sprawne, efektywne i co najważniejsze spokojne przeprowadzenie całego postępowania.

Maria Obrębowska
radczyni prawna