Negocjacje umowy zawieranej z zagranicznym partnerem handlowym – o czym należy pamiętać?

Prowadzenie biznesu ukierunkowanego na współpracę z zagranicznym kontrahentem wiąże się wielokrotnie z koniecznością podjęcia negocjacji jej warunków.

Zakres prowadzonych negocjacji jest oczywiście zależny od rodzaju wskazanej współpracy. Inne kwestie będą podlegały negocjacjom w przypadku przedsiębiorcy jednoosobowego, który ma świadczyć usługi na rzecz spółki zagranicznej, a inne w przypadku umów zawieranych pomiędzy polskim przedsiębiorcą (także spółką) a podmiotem zagranicznym.

Poniżej kilka przydatnych informacji dotyczących sposobu prowadzenia negocjacji dotyczących umów zawieranych z zagranicznym partnerem handlowym.

Negocjując z zagranicznym partnerem handlowym, warto pamiętać o kwestiach takich jak:

• Podpisanie umowy o zachowaniu poufności (tzw. NDA) chroniącej interesy obydwu stron i zabezpieczającej poufność informacji przekazywanych w toku negocjacji. Informacje te mogą dotyczyć i wielokrotnie dotyczą szczegółów dotyczących biznesów prowadzonych przez obie lub jedną ze stron, które są dla nich cenne i które strony chcą chronić przed rozpowszechnieniem.
• Określenie, które kwestie wymagające uzgodnienia są dla nas najważniejsze i jasne przedstawienie ich drugiej stronie. Do negocjacji warto się przygotować. Jeśli w pewnych punktach jesteśmy w stanie pójść na ustępstwa, odnotujmy je w sposób, który będzie dla nas widoczny. Być może pomogą nam w uzyskaniu akceptacji dla kwestii dla nas najistotniejszych.
• Uwzględnienie posiadanej siły negocjacyjnej. Wielokrotnie w prowadzonych negocjacjach siła negocjacyjna przedsiębiorców, którzy je prowadzą, jest różna. W takiej sytuacji wynegocjowanie treści zawieranej umowy przez stronę posiadającą słabszą siłę negocjacyjną może być utrudnione, choć w wielu przypadkach – gdy stronom zależy na współpracy z konkretnym podmiotem, np. z uwagi na znaną im i renomowaną jakość świadczonych usług czy produktów, kontrahent jest w stanie pójść na istotne ustępstwa. Niezależnie od tego, jakie są okoliczności danego przypadku, w rozmowach z kontrahentem zagranicznym warto mieć świadomość posiadanej siły negocjacyjnej. Ułatwia ona efektywne prowadzenie rozmów.
• Pamiętanie o znaczeniu różnic kulturowych w negocjacjach międzynarodowych. Mogą one być bardzo istotne dla powodzenia prowadzonych rozmów o współpracy.
• Zwrócenie uwagi na jurysdykcję sądu i prawo jakie będzie właściwe dla umowy. Kwestie te zwykle nie są poruszane w negocjacjach ustnych czy mailowych, natomiast postanowienia dotyczące jurysdykcji sądu i prawa właściwego dla umowy zostają zawarte w przedstawianej do podpisu czy uwag propozycji umowy z kontrahentem zagranicznym. Najczęściej znajdują się one na końcu tego rodzaju umów i łatwo je pominąć, choć mają one niejednokrotnie najważniejsze znaczenie dla całej, zawieranej umowy. Odpowiadają bowiem na pytania, gdzie będzie toczył się ewentualny spór pomiędzy stronami (jeśli do niego dojdzie), a także jakie prawo znajdzie zastosowanie do oceny treści danej umowy i skutków z niej wynikających. Umowa może być prosta lub rozbudowana – prawo właściwe dla danej umowy będzie miało za zadanie uzupełnić to, co w umowie nie zostało wyrażone wprost. Silniejsza strona w prowadzonych negocjacjach zwykle jest w stanie przeforsować korzystne dla niej postanowienia dotyczące jurysdykcji i prawa właściwego.
• Określenie jasnych zasad, na jakich umowa może zostać rozwiązana. Jedną z pierwszych kwestii, na które warto zwrócić uwagę przy zawieraniu umowy z zagranicznym kontrahentem, jest ustalenie przez jaki okres czasu umowa ma nas wiązać, w jaki sposób możemy ją rozwiązać i jakie będzie to miało konsekwencje.
• Potwierdzenie dokonanych ustaleń w formie pisemnej, najlepiej w postaci odpowiedniej umowy. Negocjacje z zagranicznym partnerem handlowym mogą być prowadzone w formie ustnej, mailowej lub w inny, przyjęty pomiędzy stronami sposób. Ważne, aby to co zostało pomiędzy stronami ustalone, znalazło następnie potwierdzenie w treści odpowiedniej umowy lub choćby w formie podsumowania określonego w treści wymienionych pomiędzy stronami wiadomości e-mail. Istotne dokumenty towarzyszące, jakie mogą pomóc w ustaleniu, na co strony się umówiły, są także: dokumenty zamówienia, faktury, potwierdzenia odbioru etc.
• Sprawdzenie, czy proponowana treść umowy odzwierciedla to, co strony pomiędzy sobą ustaliły i co zostało wynegocjowane. I na koniec, oczywiście przygotowaną umowę należy przeczytać i sprawdzić pod kątem tego, czy to co zostało ustalone rzeczywiście znalazło się w tekście umowy.

To, jak potoczą się negocjacje z zagranicznym partnerem handlowym, będzie zależało od bardzo wielu czynników. Inaczej będzie negocjował monopolista na danym rynku, a inaczej podmiot, który konkuruje jakością, ceną i innymi aspektami świadczonych usług czy oferowanych produktów. Niektóre kontrakty międzynarodowe będą negocjowane szybciej, inne nawet wiele miesięcy. Finalnie wiele zależy od tego, czy strony po prostu chcą ze sobą współpracować i czy są w stanie wypracować zasady, na jakich ta współpraca ma przebiegać.

Joanna Lubecka
adwokat