Umowa NDA (z ang. Non-Disclosure Agreement) nie została uregulowana odrębnie w polskim porządku prawnym. Należy ona do grupy tzw. umów nienazwanych, jednak powszechnie funkcjonujących w obrocie.
Zadaniem umowy NDA jest zabezpieczenie poufnego charakteru informacji, które są przekazywane drugiej stronie w związku z rozpoczęciem negocjacji, ustalaniem warunków ewentualnej współpracy stron, zawieraną umową, współpracą czy zatrudnieniem.
NDA może zostać zawarta przez każdego uczestnika obrotu prawnego. W przypadku, gdy jest nim spółka, należy oczywiście pamiętać o przyjętym umownie sposobie reprezentacji (np. zarząd w przypadku spółki z o.o.). Przedsiębiorcy prowadzący indywidualną działalność gospodarczą podpisują NDA w imieniu własnym. W zależności od szczegółów danej współpracy, do podpisania NDA mogą zostać również zobowiązani pracownicy i współpracownicy danego przedsiębiorcy czy spółki. Umowa może także nakładać na strony obowiązek zapewnienia, aby podmioty te zostały zaznajomione z obowiązkiem zachowania poufności i dochowały dokonanych pomiędzy stronami ustaleń.
W obrocie międzynarodowym zawieranie umów NDA jest standardem. Umowy te zawierane są w każdym przypadku, gdy choćby jedna ze stron traktuje informacje, jakie mogą być przekazane drugiej z nich jako poufne, cenne, posiadające wartość gospodarczą. W praktyce przekazanie stosowanego wzoru umowy NDA następuje na wstępie rozmów rozpoczynanych przez strony, jeszcze zanim dojdzie do negocjacji czy zawarcia umowy. Zdarza się jednak również, że NDA podpisywana jest wraz z zawarciem odpowiedniej umowy, jaka ma regulować zasady współpracy stron. Oczekiwanie, że współpracy stron będzie towarzyszyło zawarcie umowy NDA, świadczy o poważnym podejściu do prowadzonego biznesu i pomaga budować wizerunek profesjonalisty.
Treść konkretnej umowy NDA będzie zależna od tego, pomiędzy jakimi podmiotami i w jakiej sytuacji jest ona zawierana. Innego rodzaju umowa zostanie zawarta w relacji obustronnie profesjonalnej, a innego w relacji pracodawca-pracownik.
Przy zawieraniu umowy NDA, warto zadać sobie pytanie, co tak naprawdę przedsiębiorca uważa za informację poufną, którą chciałby chronić i z jakiej przyczyny. Stosowanie gotowych wzorów, bez uwzględnienia specyfiki danego biznesu, może nie zapewniać przedsiębiorcy odpowiedniego poziomu ochrony. Umowa NDA powinna odnosić się do rzeczywistych warunków funkcjonowania danego przedsiębiorcy czy spółki. Nie istnieje jeden, uniwersalny wzór umowy NDA, który można będzie zastosować w każdym przypadku.
Zawierając umowę NDA, należy pamiętać o następujących kwestiach:
2.1. Preambuła
Ta część nie jest obowiązkowa w żadnej umowie, jednak wielokrotnie pomaga ona umiejscowić ją w określonym kontekście. Zdarza się, że preambuła jest także pomocna przy wskazywaniu zgodnego zamiaru stron, jaki towarzyszył im przy zawarciu umowy. W przypadku umowy NDA może ona odwoływać się do celów, dla których umowa została zawarta.
2.2. Wskazanie czy obowiązek zachowania poufności dotyczy jednej strony umowy, czy obydwu stron
W tej części warto wskazać, kto komu przekazuje informacje poufne w związku z rozpoczynanymi rozmowami, negocjacjami, zawieraną umową czy współpracą. Umowa NDA może mieć charakter jednostronny oraz dwustronny.
2.3. Określeniezakresu informacji uznawanych za poufne
Jest to jeden z najważniejszych punktów umowy NDA. Właśnie w tym zakresie warto pamiętać, że umowa ta powinna odwoływać się do informacji, które faktyczne dany przedsiębiorca traktuje jako poufne. Umowa NDA zastrzegająca poufność każdej informacji przekazanej drugiej stronie może finalnie niewiele zabezpieczać. Zakres informacji określonych jako poufne ma odpowiadać właśnie temu, co w związku z daną transakcją, umową, współpracą czy negocjacjami przedsiębiorca chce faktycznie chronić. Zawieranie umowy, która ma na celu ochronę informacji, swobodnie podawanych przez przedsiębiorcę do powszechnej wiadomości, mija się z celem.
2.4. Określenie sposobu postępowania z informacjami poufnymi
Umowa NDA powinna także określać w jaki sposób strona, której ujawniane są informacje poufne, może z nimi postępować. W tym zakresie warto zwrócić uwagę na kwestie takie jak:
Warto również wskazać co ma się stać z przekazanymi informacjami poufnymi po zakończeniu współpracy stron. Chodzi tu o kwestie takie jak choćby nośniki danych, na których znajdowały się informacje poufne i wskazanie czy będą one podlegały zwrotowi, utylizacji etc. Możliwe jest także wprowadzenie wymogu złożenia odrębnych oświadczeń przez strony w związku ze zwrotem dokumentów czy nośników zawierających informacje poufne (np. określających, że są to jedyne egzemplarze, na których informacje te zostały utrwalone).
2.5. Określenie czasu trwania zobowiązania do zachowania poufności
W treści umowy NDA warto wskazać, jakiego czasu dotyczy obowiązek zachowania poufności. Może on dotyczyć okresu obowiązywania umowy głównej, w związku z którą podpisywana jest NDA, czy też okresu trwania negocjacji lub współpracy stron. W praktyce najczęściej okres ten przedłużany jest także na czas po rozwiązaniu umowy (zakończenia negocjacji czy współpracy stron).
2.6. Wskazanie, jakie zachowanie stanowi o naruszeniu umowy o zachowaniu poufności
Umowa może określać także rodzaj zachowań, jakie będą uznawane za naruszenie obowiązku zachowania poufności, a także wskazywać na wymagany sposób postępowania strony, w przypadku, gdy dojdzie do tego rodzaju naruszenia. W tym zakresie możliwe jest wprowadzenie wymogu poinformowania drugiej strony o fakcie naruszenia obowiązku zachowania poufności czy też przedsięwzięcia działań zmierzających do zapobieżenia dalszym naruszeniom lub usunięciu skutków zaistniałych naruszeń.
2.7. Określenie skutków naruszenia zobowiązania o zachowaniu poufności
Umowy NDA często zawierają także postanowienia określające skutki naruszenia obowiązku zachowania poufności. Konsekwencje z tym związane mogą przybrać formę kar umownych, postanowień dotyczących odszkodowania uzupełniającego czy też rozwiązania umowy głównej (zakończenia współpracy, negocjacji).
2.8. Wskazanie wyłączeń od obowiązku zachowania poufności
Wreszcie, umowy NDA standardowo zawierają postanowienia określające, w jakich przypadkach strona nie będzie obowiązana do zachowania ich poufności. Chodzi tu o kwestie takie jak choćby obowiązek przekazania informacji na żądanie odpowiedniego organu administracji publicznej działającego na podstawie przepisów prawa i w ramach posiadanych kompetencji. W tym zakresie warto wskazać w umowie na obowiązek strony, której powierzana jest informacja do poinformowania podmiotu powierzającego o tego rodzaju okoliczności oraz zagwarantowanie sobie możliwości uzgodnienia z drugą stroną zakresu ujawnianych informacji poufnych.
We współczesnym obrocie prawnym, zawieranie umowy o zachowaniu poufności stało się standardem i dobrą praktyką świadczącą o świadomości prawnej danego podmiotu. Warto pamiętać, że tego rodzaju umowa ma jednak sens, jeśli uwzględnia faktyczną sytuację danego przedsiębiorcy czy spółki i rodzaj rzeczywiście wytwarzanych informacji poufnych.
Podstawową korzyścią związaną z zawarciem NDA jest zabezpieczenie poufnego charakteru informacji, które zostały w niej określone. NDA jest jednym ze środków ochrony prawnej zasobów takich jak: know-how, strategia biznesowa, dane finansowe, wizja rozwoju, współprace gospodarcze i wielu innych. Jej zawarcie może w istotny sposób ułatwić dochodzenie roszczeń związanych z nieuprawnionym naruszeniem obowiązku zachowania poufności informacji dla przedsiębiorcy najcenniejszych.
Joanna Lubecka
adwokat
W momencie, gdy jednak dochodzi do sporu, który ma znaleźć swój finał w sądzie, podstawowa trudność praktyczna sprowadza się do udzielenia odpowiedzi na pytanie – gdzie będzie toczył się taki spór. W Polsce czy za granicą? Czy można to w jakiś sposób zabezpieczyć?
Jednym z najistotniejszych punktów wymagających doprecyzowania w umowie B2B zawieranej z kontrahentem zagranicznym jest określenie warunków płatności umówionego wynagrodzenia. Płatność po dostarczeniu przedmiotu umowy czy przedpłata? A jeśli tak, to w jakiej wysokości? Które rozwiązanie wybrać? Czytaj dalej.
Niezależnie od tego, w jakiej formie zostanie zawarta umowa z partnerem zagranicznym, ważne jest, aby pomiędzy stronami doszło do uzgodnienia najważniejszych elementów kontraktu. Pozwolą one na wykonanie umowy w sposób jasny dla stron i wolny od niedomówień.
Wystąpienie siły wyższej wiąże się wielokrotnie z pojawieniem się sporych problemów dotyczących realizacji umowy zawartej w obrocie międzynarodowym. Właściwe uregulowanie tych kwestii w umowie pomaga w wyprowadzeniu sytuacji na prostą w kontrolowany sposób.
Mimo, iż świat powoli wraca do normalności, a o zachorowaniach na koronawirusa mówi się znacznie mniej, wielu przedsiębiorców do dziś odczuwa dotkliwe skutki wywołane pandemią m.in.: zakłócenia w łańcuchach dostaw, brak dostępności materiałów czy też brak kadry pracowniczej.
Case study. Zobacz, o czym zapomniał Adam, negocjując umowę z kontrahentem zagranicznym
Choć wskazane kwestie warto uregulować w sposób jasny w każdej umowie, na podstawie której dochodzi do udzielenia gwarancji, to w przypadku dostaw zagranicznych zyskują one szczególnie na znaczeniu.
Poniżej kilka przydatnych informacji dotyczących sposobu prowadzenia negocjacji dotyczących umów zawieranych z zagranicznym partnerem handlowym.
Zadaniem umowy NDA jest zabezpieczenie poufnego charakteru informacji, które są przekazywane drugiej stronie w związku z rozpoczęciem negocjacji, ustalaniem warunków ewentualnej współpracy stron, zawieraną umową, współpracą czy zatrudnieniem.
Standardowym sposobem postępowania jest rozpoczęcie lektury każdego dokumentu od początku. W przypadku umów B2B, zawieranych z kontrahentem zagranicznym, warto odwrócić tę kolejność. Dlaczego tak jest?