Umowa z kontrahentem zagranicznym – co powinna zawierać?

Niezależnie od tego, w jakiej formie zostanie zawarta umowa z partnerem zagranicznym, ważne jest, aby pomiędzy stronami doszło do uzgodnienia najważniejszych elementów kontraktu. Pozwolą one na wykonanie umowy w sposób jasny dla stron i wolny od niedomówień. Uzgodnienie najważniejszych kwestii dotyczących zawieranej umowy z odpowiednim wyprzedzeniem pozwoli przedsiębiorcy na uniknięcie niepotrzebnych sporów w przyszłości, a także zaoszczędzenie czasu i innych zasobów.

Zawierając umowę z podmiotem zagranicznym, warto uzgodnić następujące kwestie:

2.1. Przedmiot zawieranej umowy i zakres wzajemnych zobowiązań stron

Brzmi prozaicznie, jednak w praktyce tego rodzaju postanowienia umowne często nie są określane przez strony w sposób dostatecznie precyzyjny. Dobrze napisana umowa będzie interpretowana przez każdy podmiot w ten sam sposób, bez wątpliwości co do tego, na co strony się rzeczywiście umówiły. Dotyczy to również kwestii, które wydają się dla przedsiębiorcy jasne i oczywiste, gdyż zostało potwierdzone w bezpośrednich negocjacjach. Umowa powinna w sposób klarowny wskazywać na to, co jest obowiązkiem danej strony.

Przykład – Strony ustalają, że przedmiotem umowy jest wykonanie filmu promocyjnego dla produktów określonego przedsiębiorcy.

Postanowienia umowne dotyczące przedmiotu umowy nie powinny sprowadzać się do wskazania, że Wykonawca przygotuje na rzecz Zamawiającego film promocyjny dotyczący produktów przedsiębiorcy. Tak określony przedmiot umowy z dużym prawdopodobieństwem doprowadzi do powstania pomiędzy stronami sporu co do tego, na co w istocie strony się umówiły. Prawidłowe określenie tego rodzaju przedmiotu umowy powinno wskazywać w szczególności na kwestie takie jak: rodzaj przygotowywanego filmu promocyjnego, jego długość, format, sposób wykonania, rodzaj wykorzystywanych do jego produkcji materiałów (zdjęcia, ujęcia), specyfikacja założeń dla przygotowywanego nagrania etc. Opis przedmiotu umowy powinien być zatem odpowiednio precyzyjny.

2.2. Tryb wykonania przedmiotu umowy

Postanowienia umowne regulujące tryb zawieranej umowy nie są potrzebne zawsze i bezwzględnie. Ułatwiają one realizację umowy przy kontraktach dotyczących np. powtarzających się dostaw lub bardziej złożonych przedmiotów umów, które mają być realizowane partiami.

2.3. Termin wykonania przedmiotu umowy

Do jednych z najistotniejszych postanowień umownych należą te, które określają, w jakim terminie przedmiot umowy ma być zrealizowany. Postanowienia te mogą być określone jako sztywna data lub przy zastosowaniu formuły ,, w terminie nie później niż do dnia…….’’. Przy tak skonstruowanym zapisie można również wskazać, że wcześniejsza realizacja przedmiotu umowy jest dopuszczalna – o ile na to umówiły się strony i jest to zgodne z ich interesem. Nie zawsze wcześniejsza realizacja przedmiotu umowy będzie pożądana przez zamawiającego, gdyż może się wiązać np. z koniecznością poniesienia kosztów związanych z przechowaniem przedmiotu umowy.

2.4. Ewentualne konsekwencje przekroczenia określonego terminu wykonania umowy

Tego rodzaju postanowienia mają odpowiadać na pytanie, co ma wydarzyć się w przypadku, gdy określony przez strony termin wykonania przedmiotu umowy zostanie przekroczony. Konsekwencje te mogą być różne, w tym bardziej i mniej rygorystyczne. Strony mogą wprowadzić m.in.:

• postanowienia dotyczące możliwości odstąpienia od umowy, która nie zostanie wykonana w uzgodnionym terminie wraz z konsekwencjami dotyczącymi poniesionych przez strony kosztów, poświęconego nakładu pracy i sposobu ich rozliczenia;
• kary umowne;
• tryb uzgadniania nowego terminu wykonania przedmiotu umowy.

2.5. Wysokość należnego wynagrodzenia umownego, termin i sposób jego zapłaty, waluta przyjęta do rozliczeń

Umowa zawierana z kontrahentem zagranicznym powinna również określać w sposób klarowny wysokość należnego wynagrodzenia umownego, a także podstawę oraz termin i sposób jego zapłaty. Jeśli wynagrodzenie umowne ma być płatne częściami, warto wskazać nie tylko na wysokość poszczególnych części umówionego wynagrodzenia, ale także warunki jego zapłaty, np. czy wynagrodzenie to ma być płatne po prostu w określonej dacie, czy też pod warunkiem wykonania danej części umowy przez drugą stronę.

Oczywiście, w przypadku wielu umów postanowienia dotyczące wynagrodzenia umownego wcale nie muszą być rozbudowane czy złożone. Niektóre kontrakty wymagają natomiast w tym zakresie szczegółowych rozwiązań umownych.

Celowe jest również określenie, w jakiej walucie nastąpi wzajemne rozliczenie się stron.

2.6. Kary umowne

Kary umowne lub innego rodzaju postanowienia regulujące konsekwencje prawne niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez daną stronę, to zapisy, które mogą znaleźć się w umowie zawieranej z kontrahentem zagranicznym, ale nie muszą.

Co ciekawe, w praktyce, w obrocie międzynarodowym spotyka się je znacznie rzadziej, niż w przypadku umów krajowych.

2.7. Przeniesienie autorskich praw majątkowych

Tego rodzaju postanowienia muszą znaleźć się w umowach, w przypadku których zobowiązanie jednej ze stron obejmuje wytworzenie utworu w rozumieniu przepisów prawa autorskiego. Postanowienia te wymagają sporej ilości uwagi na poziomie określenia zarówno przedmiotu ewentualnych praw autorskich podlegających przeniesieniu, chwili z jaką następuje wskazany skutek oraz uzgodnionych przez strony pól eksploatacji.

Konieczne jest także dopełnienie formy prawnej, w jakiej wskazane przeniesienie powinno nastąpić, wymaganej przez przepisy prawa właściwego znajdującego zastosowanie do umowy.

2.8. Jurysdykcja i prawo właściwe dla umowy międzynarodowej

Postanowienia umowne dotyczące jurysdykcji i prawa właściwego, które należą do jednych z najistotniejszych dla danego kontraktu w sytuacji, gdy pomiędzy stronami dochodzi do sporu. Choć postanowienia te znajdują się najczęściej w końcowej części umowy zawieranej z kontrahentem zagranicznym, w praktyce warto sprawdzić je w pierwszej kolejności, a jeśli kontrakt jest dopiero negocjowany – wyciągnąć przed nawias i omówić z drugą stroną.

Jurysdykcja to pojęcie, które będzie nam odpowiadało na pytanie, przed jakim sądem będzie toczył się ewentualny spór pomiędzy stronami w sytuacji, gdyby do niego doszło. Czy będą to sądy państwa jednego czy też drugiego z kontrahentów. Jest to o tyle istotne, że angażowanie się w spór sądowy przed sądami państwa obcego jest wielokrotnie wizją, której przedsiębiorca chciałby uniknąć. Oczywiście w praktyce wszystko zależy od posiadanej siły negocjacyjnej – zwykle partner handlowy, który ma jej więcej jest w stanie przewalczyć korzystne dla siebie rozwiązanie jurysdykcyjne na poziomie umowy.

Z kolei prawo właściwe będzie określało, prawo którego państwa ma znaleźć zastosowanie dla oceny danego stosunku umownego, wynikających z niego konsekwencji oraz ewentualnego sporu, do jakiego doszłoby pomiędzy stronami.

2.9. Język właściwy dla interpretacji postanowień umowy

Umowy zawierane z kontrahentem zagranicznym wielokrotnie sporządzane są w dwóch wersjach językowych, uwzględniając język, jakim posługuje się każdy z kontrahentów. W tej sytuacji konieczne jest określenie, która wersja językowa będzie właściwa dla interpretacji postanowień umowy, w sytuacji, gdyby doszło do jakiejś rozbieżności.

W praktyce bardzo wiele umów zawieranych w obrocie międzynarodowym sporządzane jest w języku angielskim, powszechnie stosowanym dla tego rodzaju komunikacji.

2.10. Tryb zmian umowy

Postanowienia te mają na celu określenie, w jaki sposób strony mogą dokonać skutecznej modyfikacji zawartej umowy. Czy wystarczająca w tym zakresie będzie forma wymiany wiadomości e-mail, czy też dochowanie formy pisemnej lub innej formy przyjętej przez strony umowy.

2.11. Osoby kontaktowe w sprawach dotyczących umowy

Nie każda umowa będzie wymagała wprowadzenia postanowień dotyczących osób uprawnionych do kontaktowania się w sprawach, które jej dotyczą. W wielu przypadkach umieszczenie tego rodzaju postanowień jest jednak celowe. Przemawiać za tym mogą względy o charakterze porządkowym, tj. wskazanie kto ma prawo przekazywać wytyczne dotyczące realizacji umowy, a także zastrzeżenia co do poszczególnych etapów jej wykonania, odbierać przedmiot umowy etc. Istotne jest także uregulowanie kto jest umocowany do składania skutecznych i wiążących oświadczeń dotyczących sposobu realizacji umowy.

Nie są to oczywiście wszystkie postanowienia, jakie mogą znaleźć się w umowach zawieranych z kontrahentem zagranicznym, jednak należą one niewątpliwie do najważniejszych kwestii, które powinien regulować każdy, lub prawie każdy kontrakt.

Joanna Lubecka
adwokat