Podstawowe informacje
Umowa o zachowaniu poufności nie została uregulowana odrębnie w polskim porządku prawnym i nie należy ona do tzw. umów nazwanych. Jej zawarcie możliwe jest na zasadzie swobody umów. W obrocie wskazana umowa funkcjonuje powszechnie pod nazwą ,,NDA’’, z ang. non disclosure agreement. Umowa NDA ma za zadanie zabezpieczać informacje przekazane drugiej stronie w związku z prowadzoną współpracą, zatrudnieniem, negocjacjami czy zawieraną umową. Jej cel, to ochrona poufnego charakteru wskazanych informacji.
Co powinna zawierać umowa NDA?
Jak w przypadku wielu innych kontraktów, umowa NDA może mieć bardzo różną treść. Będzie ona zależała choćby od tego, pomiędzy jakimi podmiotami jest ona zawierana, np. czy jest to relacja pracodawca-pracownik, czy też typowe stosunki obustronnie profesjonalne (B2B). Przed zawarciem tego rodzaju umowy warto zadać sobie pytanie jaki jest cel jej zawierania i co tak naprawdę chcemy zabezpieczyć. Celowe jest także określenie co konkretnie uważamy za informację poufną i jaką przyjmuje ona formę. Umowa NDA powinna odnosić się do rzeczywistych i konkretnych warunków funkcjonowania danego przedsiębiorcy czy spółki. Nie istnieje zatem jeden, uniwersalny wzór umowy NDA, który można będzie zastosować w każdym przypadku.
Niewątpliwie jednak, w umowie NDA warto pamiętać o następujących kwestiach:
Nie jest ,,obowiązkowa’’ w żadnej umowie, ale często pomaga osadzić ją w konkretnym kontekście. Bywa ona także pomocna przy określaniu zgodnego zamiaru stron, jaki towarzyszył zawieraniu umowy. W umowie NDA może ona służyć za odwołanie do celów i okoliczności związanych z przekazywaniem informacji poufnych pomiędzy stronami.
- Wskazanie czy obowiązek zachowania poufności dotyczy jednej strony umowy, czy obydwu stron.
W tym zakresie należy ustalić kto komu przekazuje informacje poufne w związku z zawieraną umową, prowadzonymi negocjacjami czy współpracą. Umowa ta może mieć charakter zarówno jednostronny, jak i dwustronny.
- Określenie zakresu informacji uznawanych za poufne.
Należy pamiętać, że umowa zastrzegająca poufność każdej informacji przekazanej drugiej stronie może finalnie niewiele zabezpieczać. Zakres informacji poufnych nie powinien być określony w sposób ani zbyt szeroki, ani nadmiernie wąski. Ma on odpowiadać dokładnie temu, co w związku z daną transakcją, umową, współpracą czy negocjacjami chcemy faktycznie chronić. Nie mogą to być także informacje podane do powszechnej wiadomości i znane każdemu – zawieranie umowy, która miałaby chronić poufność tego rodzaju informacji mija się z celem. Czy zatem umowa, która określa zakres informacji chronionych w sposób maksymalnie szeroki jest ,,lepsza’’? W mojej ocenie nie, tego rodzaju zasada nie obowiązuje.
W tym kontekście warto wskazać, że w przypadku, gdyby zawierana umowa, na potrzeby określenia tego co jest uznawane za informację poufną lub tajemnicą przedsiębiorstwa, odwoływała się do ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (,,ZNK’’), konieczne jest uwzględnienie aktualnie obowiązującej numeracji ustępów art. 11 odnoszącego się do tajemnicy przedsiębiorstwa. Po implementacji dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/943 z 8.6.2016 r. w sprawie ochrony niejawnego know-how i niejawnych informacji handlowych (tajemnic przedsiębiorstwa) przed ich bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem i ujawnianiem (Dz.Urz. UE L Nr 157, s. 1), definicja tajemnicy przedsiębiorstwa znajduje się w art. 11 ust. 2 ZNK, a nie jak dotychczas w art. 11 ust. 4 ZNK. Stąd, umowy, które odwoływały się do poprzednio obowiązującego brzmienia ustawy ZNK powinny zostać aneksowane.
- Określenie sposobu postępowania z informacjami poufnymi
Umowa NDA powinna określać sposób postępowania z informacjami poufnymi przez podmiot, któremu zostaną one powierzone. W tym zakresie możliwe jest uregulowanie kwestii takich jak: krąg osób, którym informacje te mogą być przekazane (np. pracownicy, współpracownicy, osoby, z którymi podpisano umowę NDA, czy osoby, które zostały zobowiązane do zachowania poufności informacji na innej podstawie), czy środki ostrożności niezbędne przy przekazywaniu informacji (wymogi proceduralne, niezbędne zgody, zabezpieczenia, hasła, dopuszczalne nośniki informacji).
Warto również wskazać co ma się stać z przekazanymi informacjami poufnymi po zakończeniu współpracy stron. Chodzi tu o kwestie takie jak choćby nośniki danych, na których znajdowały się informacje poufne i wskazanie czy będą one podlegały zwrotowi, utylizacji etc. Możliwe jest także wprowadzenie wymogu złożenia odrębnych oświadczeń przez strony w związku ze zwrotem dokumentów czy nośników zawierających informacje poufne (np. określających, że są to jedyne egzemplarze, na których informacje te zostały utrwalone).
- Określenie czasu trwania zobowiązania do zachowania poufności
W treści umowy NDA warto wskazać jakiego okresu czasu dotyczy obowiązek zachowania poufności. Może on dotyczyć okresu obowiązywania umowy głównej, w związku z którą podpisywana jest NDA, czy też okresu trwania negocjacji lub współpracy stron. Najczęściej jednak okres ten przedłużany jest także na czas po rozwiązaniu umowy (zakończenia negocjacji czy współpracy stron).
- Wskazanie jakie zachowanie stanowi o naruszeniu umowy o zachowaniu poufności
Umowa może określać także rodzaj zachowań jakie będą uznawane za naruszenie obowiązku zachowania poufności, a także wskazywać na wymagany sposób postępowania strony, w przypadku, gdy dojdzie do tego rodzaju naruszenia. W tym zakresie możliwe jest wprowadzenie obowiązku poinformowania drugiej strony o fakcie naruszenia obowiązku zachowania poufności czy też przedsięwzięcia działań zmierzających do zapobieżenia dalszym naruszeniom lub usunięciu skutków zaistniałych naruszeń.
- Określenie skutków naruszenia zobowiązania o zachowaniu poufności
Umowy NDA często zawierają także postanowienia określające skutki naruszenia obowiązku zachowania poufności. Konsekwencje z tym związane mogą przybrać formę kar umownych, postanowień dotyczących odszkodowania uzupełniającego czy też rozwiązania umowy głównej (zakończenia współpracy, negocjacji).
- Wskazanie wyłączeń od obowiązku zachowania poufności
Wreszcie, umowy NDA standardowo zawierają postanowienia określające w jakich przypadkach strona nie będzie obowiązana do zachowania ich poufności. Chodzi to o kwestie takie jak choćby obowiązek przekazania informacji na żądanie odpowiedniego organu administracji publicznej działającego na podstawie przepisów prawa i w ramach posiadanych kompetencji. W tym zakresie warto wskazać w umowie na obowiązek strony, której powierzana jest informacja do poinformowania podmiotu powierzającego o tego rodzaju okoliczności oraz zagwarantowanie sobie możliwości uzgodnienia z drugą stroną zakresu ujawnianych informacji poufnych.
Podsumowanie
We współczesnym obrocie prawnym, zawieranie umowy o zachowaniu poufności stało się standardem i dobrą praktyką świadczącą o świadomości prawnej danego podmiotu. Warto pamiętać, że tego rodzaju umowa ma jednak sens jeśli uwzględnia faktyczną sytuację danego przedsiębiorcy czy spółki i rodzaj rzeczywiście wytwarzanych informacji poufnych.
Adwokat Joanna Lubecka
