Pewnie większość z nas słyszała o pojęciu outsourcingu. Nawet jeśli nie zgłębiliśmy tego tematu i nie do końca wiemy, na czym on polega, to w praktyce z przykładami outsourcingu zetknęliśmy się wielokrotnie. Outsourcing to bowiem nic innego jak zlecanie obsługi pewnych sektorów działalności przedsiębiorcy podmiotom zewnętrznym. Typowym przykładem outsourcingu będzie korzystanie z zewnętrznej obsługi księgowej, informatycznej czy prawnej. O sposobie organizowania działalności, który dzisiaj określilibyśmy mianem outsourcingu, mówił już Henry Ford, wskazując, iż: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”[1].
Outsourcing nie stanowi konstrukcji prawnej uregulowanej w przepisach, lecz jest raczej pewną metodą organizowania działalności gospodarczej. Mimo to korzystając z outsourcingu, jest kilka kwestii prawnych, o których warto wiedzieć i które warto uregulować.
Głównym celem stosowania outsourcingu jest z reguły minimalizacja kosztów poprzez poszukiwanie tańszego sposobu organizacji produkcji. W praktyce polega to na przenoszeniu pracy do miejsc, w których jest ona po prostu tańsza. Warto mieć jednak na uwadze, iż nie tylko względy finansowe stanowią powód stosowania outsourcingu, ale coraz częściej korzystanie z niego jest uzasadnione racjami strategicznymi. Istotą stosowania outsourcingu w celach strategicznych jest wykorzystanie specjalistycznej wiedzy, umiejętności i technologii, w których specjalizują się podmioty zewnętrzne.
Z uwagi na to, że outsourcing jest pewną metodą organizowania działalności, może być on realizowany poprzez różne konstrukcje prawne, które możemy wykorzystywać w ramach tzw. umowy outsourcingowej. Nie jest to umowa nazwana, nie posiada również odrębnej regulacji w przepisach. Powyższe daje dużą swobodę, aby umowę outsourcingową dostosować do potrzeb stron w ramach tzw. swobody umów.
Na mocy umowy outsourcingowej powierzający przekazuje, w ramach prowadzonego przez siebie przedsiębiorstwa, wykonanie określonych usług związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa podmiotowi zewnętrznemu, zaś przyjmujący usługi do wykonania zobowiązuje się wykonać je w zamian za wynagrodzenie.
Umowa outsourcingu będzie miała charakter gospodarczy, albowiem jej stronami będą przedsiębiorcy. Umowa taka nie wymaga zachowania szczególnej formy (wyjątkiem jest tutaj outsourcing bankowy, który wymaga zachowania formy pisemnej).
Niewątpliwie jednak warto dokumentować zawarcie takiej umowy. Mając na uwadze, iż umowa ta zawierana jest pomiędzy przedsiębiorcami, powinni oni dochować szczególnej staranności, aby brak było wątpliwości co do wzajemnych praw i obowiązków stron. Należy mieć bowiem na względzie, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami procedury cywilnej, w postępowaniu w sprawach gospodarczych, a z takim będziemy mieć do czynienia w przypadku ewentualnego sporu pomiędzy stronami umowy outsourcingowej, czynność strony, w szczególności oświadczenie woli lub wiedzy, z którą prawo łączy nabycie, utratę lub zmianę uprawnienia strony w zakresie danego stosunku prawnego, może być wykazana tylko dokumentem, chyba że strona wykaże, że nie może przedstawić dokumentu z przyczyn od niej niezależnych. Ustawodawca zatem przyjmuje, że w profesjonalnym obrocie prawnym dokument powinien być podstawowym środkiem dowodowym odnośnie do treści stosunku prawnego lub prawa, które jest przedmiotem sporu gospodarczego. W ten sposób ma zostać zniwelowany udział w postępowaniu dowodowym osobowych środków dowodowych, tj. dowodów z zeznań świadków czy przesłuchania stron, które są zazwyczaj czasochłonne i kosztowne.
Warto pamiętać o tym już na etapie poprzedzającym zawarcie umowy outsourcingu, w momencie jej przygotowywania.
Z reguły umowa outsourcingu będzie konstrukcyjnie odpowiadać umowie z grupy umów o świadczenie usług. Może być umową zlecenia, ale w większości przypadków będzie to jednak umowa o świadczenie usług nieuregulowana innymi przepisami, do której na mocy art. 750 Kodeksu cywilnego będziemy stosować odpowiednio przepisy o zleceniu. Przedmiot umowy oraz ukształtowanie praw i obowiązków stron może uzasadniać posłużenie się również konstrukcją umowy o dzieło, umową agencyjną, przewozu czy spedycji.
W umowie outsourcingowej warto zawrzeć następujące elementy:
Niewątpliwie outsourcing wiąże się z licznymi zaletami, takimi jak dostęp do wiedzy i doświadczeń innych firm, obniżenie kosztów stałych czy większa efektywność zarządzania. Przy wielości zalet należy mieć również na uwadze wady tego rozwiązania i związane z nim zagrożenia, w tym w zakresie bezpieczeństwa danych i informacji przedsiębiorstwa, braku kompetencji podmiotów zewnętrznych czy nieuczciwego zachowania kontrahenta. Sposobem na minimalizację ww. zagrożeń może być z pewnością skonstruowanie rzetelnej umowy, należycie zabezpieczającej interesy stron.
Weronika Listowska
aplikant adwokacki
Outsourcing nie stanowi konstrukcji prawnej uregulowanej w przepisach, lecz jest raczej pewną metodą organizowania działalności gospodarczej. Mimo to korzystając z outsourcingu, jest kilka kwestii prawnych, o których warto wiedzieć i które warto uregulować.
Przeczytałeś w Internecie, że "tylko spółka z o.o.", "biznes w innej formie nie ma sensu", "załóż spółkę z o.o. i odetchnij spokojnie"? Czy spółka z o.o. jest zawsze najlepszym rozwiązaniem?
Jeśli zastanawiasz się nad założeniem spółki z o.o., ale przeraża Cię sama myśl o formalnościach z tym związanymi, trafiłeś idealnie! W kilku krokach wyjaśnimy Ci, że założenie spółki z o.o. wcale nie jest takie trudne.
Jesteś wspólnikiem większościowym w spółce z o.o., a umowa spółki przewiduje możliwość nałożenia na wspólników obowiązku uiszczenia dopłat? Wiesz, do czego takie rozwiązanie może Ci służyć? Znasz jego wymiar strategiczny? Jeśli nie, czytaj dalej.
Adam myśli o weekendzie, ale zaczyna też myśleć o spółce z o.o. Słyszał, że wtedy jego odpowiedzialność będzie ograniczona, a ryzyko prowadzenia biznesu zostanie zmniejszone. Adam chciałby wiedzieć, o co chodzi z tą ograniczoną odpowiedzialnością. Może w weekendy myślałby wtedy mniej o pracy?
Sensem takiego uregulowania jest powierzenie zarządu nad spółką profesjonalnym menadżerom, którzy będą zajmować się jej sprawami, także finansowymi.
W umowach spółki z o.o. warto zwracać uwagę na postanowienia dotyczące umorzenia udziałów, w tym przesłanek automatycznego umorzenia udziałów, jeśli zostały wprowadzone do jej treści.
Adam chce założyć spółkę z o.o. i zastanawia się, ile czasu może to zająć. Czas, w jakim dojdzie do założenia spółki z o.o., jest zależny od kilku czynników.
Adam słyszał o kwestiach podatkowych, dotyczących ubezpieczeń społecznych i kosztów związanych z wyborem tej formy prowadzenia działalności gospodarczej. Zastanawia się, co może decydować o celowości wyboru spółki z o.o. jako formy organizacyjnej jego biznesu.
Poza elementami obligatoryjnymi warto rozważyć wprowadzenie do umowy postanowień dodatkowych, które pozwolą wspólnikom na prowadzenie biznesu w sposób odpowiadający ich wzajemnym ustaleniom i zabezpieczający to, na co się umówili.