Jak sformalizować współpracę z kontrahentem zagranicznym?

Do sformalizowania współpracy gospodarczej z kontrahentem zagranicznym może dojść na kilka sposobów.

Znasz je? Czy któryś z nich jest lepszy od pozostałych?

Zobaczmy.

Umowa zawarta w formie pisemnej jest jednym z najlepszych sposobów na sformalizowanie współpracy gospodarczej stron, w tym także w stosunkach międzynarodowych. Zalety tego rozwiązania polegają głównie na tym, że prawidłowo skonstruowana umowa pozwala bez trudu zabezpieczyć wszelkie ustalenia stron dotyczących warunków, na których tego rodzaju współpraca miałaby przebiegać. Umowy prowadzą tym samym do usunięcia niepewności co do stosunków prawnych stron, a w praktyce prowadzą często do znacznych oszczędności czasowych i finansowych.

Wypracowanie szczegółów pisemnego kontraktu wielokrotnie wymaga jednak czasu i uwagi ze strony przedsiębiorców. Negocjacje dotyczące przyszłej umowy, jaka ma być zawarta pomiędzy stronami, potrafią trwać długie miesiące, a stosunki międzynarodowe wielokrotne te rozmowy przedłużają. Nie powinno to zniechęcać do formalizowania stosunków pomiędzy przedsiębiorcami w obrocie międzynarodowym, jednak z pewnością warto uwzględnić, że czas niezbędny do sformalizowania umowy w ten sposób może się przedłużyć.

General Terms and Conditions to nic innego jak dokument, który w sposób uniwersalny reguluje zasady współpracy jednej ze stron umowy z jej kontrahentami. W praktyce obrotu międzynarodowego dokument w postaci GTC jest wielokrotnie standardem i podstawą zawierania umów B2B. General Terms and Conditions potrafią być bardzo obszerne, a często towarzyszy im krótka umowa odsyłająca do szczegółów określonych właśnie w treści tego dokumentu.

Postanowienia General Terms and Conditions bywają negocjowalne, jednak stopień zmian w ich treści na potrzeby konkretnej transakcji będzie już zależny od siły negocjacyjnej partnera handlowego strony, która przedstawia tego rodzaju dokument oraz tego, jak bardzo stronom zależy na sformalizowaniu łączącej ich współpracy.

Ważne!

W momencie uzyskania wiedzy o tym, że współpraca ma opierać się na zasadach określonych w GTC warto poprosić o ich udostępnienie, aby jej przebieg odbywał się na warunkach znanych obydwu stronom umowy.

W obrocie międzynarodowym umowy B2B bardzo często zawierane są w formie odpowiadającej przyjętemu przez strony zwyczajowi handlowemu. Wielokrotnie warunki transakcji są uzgodnione przez uprawnionych przedstawicieli stron w drodze wymiany wiadomości e-mail. Zdarza się, że towarzyszy jej złożenie standardowego zamówienia stosowanego przez daną stronę transakcji lub przekazania przez strony wyraźnej akceptacji dla innego, uproszczonego dokumentu, jaki jest przez nie stosowany w praktyce.

Warto pamiętać, że brak obszernej, pisemnej umowy nie oznacza, że pomiędzy stronami nie doszło do jej zawarcia i przyjęcia przez nie na siebie wiążących zobowiązań, które będą rodziły skutki prawne. Do zawarcia umowy może bowiem dojść na szereg sposobów, a wymiana wiadomości e-mail zawierających ustalenia stron istotne dla przyszłego kontraktu może prowadzić do zawarcia umowy, która będzie wiązała jej strony.

Zaletą tego rozwiązania jest niewątpliwie jego sprawność. Podstawowa wada polega natomiast na ewentualnych niedomówieniach i braku wyraźnych ustaleń stron we wszystkich kwestiach, jakie mogą się okazać istotne dla przyszłej współpracy gospodarczej.

W taki, który:

• pozwoli na odtworzenie ustaleń stron dotyczących wszystkich, istotnych dla nich kwestii, na które strony się umówiły;
• uwzględnia ryzyko gospodarcze związane z zawarciem umowy;
• możliwie najsprawniej prowadzi do zawarcia umowy pomiędzy stronami;
• spełnia wymogi prawne dotyczące formy umowy.

Joanna Lubecka
adwokat