Jak zawrzeć umowę z kontrahentem zagranicznym? Tryb zawarcia umowy w obrocie międzynarodowym

Umowa B2B w obrocie międzynarodowym może być zawarta na szereg sposobów. Poza przypadkami, kiedy przepisy obowiązującego prawa wymagają dla danej umowy zachowania określonej formy szczególnej, czyli np. formy aktu notarialnego, formy pisemnej, formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, strony dysponują względnie szeroką swobodą doboru dogodnej dla nich formy zawarcia umowy.

Mimo iż w potocznym rozumieniu z zawarciem umowy mamy do czynienia dopiero w sytuacji, gdy dwie strony złożą podpis pod treścią określonego dokumentu, należy pamiętać, że poza tradycyjną formą pisemną, umowy mogą być zawierane także:

• w formie ustnej;
• w drodze wymiany wiadomości e-mail;
• w drodze akceptacji oferty przedłożonej przez jedną ze stron;
• w drodze akceptacji zamówienia złożonego przez daną stronę;
• w wyniku prowadzonych pomiędzy stronami negocjacji co do istotnych postanowień umowy;
• innej – odpowiadającej zwyczajowi handlowemu przyjętemu pomiędzy stronami.

Ważne jest, aby strony doszły do porozumienia co do wszystkich, istotnych elementów zawieranej umowy, czyli: kto ma świadczyć co, na rzecz kogo, w jakim terminie lub okresie, na jakich warunkach i zasadach.

Pamiętajmy, że zawarcie umowy w formie ustnej nie powoduje, że tej umowy nie ma. W ten sposób również dochodzi do zawierania szeregu rodzaju umów. To, co może być natomiast problematyczne w tym wypadku, to udowodnienie, na co strony się umówiły. Z tego rodzaju sytuacją można mieć do czynienia wówczas, gdy pomiędzy stronami dojdzie do sporu.

Należy przy tym pamiętać, że szczególna forma umowy może warunkować ważność określonej czynności. Tytułem przykładu – przeniesienie autorskich praw majątkowych i zastrzeżona dla tej czynności przepisami polskiego prawa autorskiego forma pisemna. Sankcją za niezachowanie tej formy jest bezwzględna nieważność czynności prawnej dotyczącej przeniesienia autorskich praw majątkowych.

Mówiąc prościej – zawarcie umowy zakładającej przeniesienie autorskich praw majątkowych do określonego przedmiotu umowy w drodze wymiany wiadomości e-mail nie spowoduje, że dojdzie do przeniesienia tych praw.

Wybierając określoną formę zawarcia danej umowy, warto zatem w pierwszej kolejności ustalić, co ma być jej przedmiotem i czy nie jest konieczne zastosowanie konkretnej formy jej zawarcia. Skutki niedochowania wymaganej przepisami obowiązującego prawa umowy mogą być dotkliwe.

W pierwszej kolejności zastanówmy się dlaczego w ogóle mówimy o sposobie i formie zawierania umów. W idealnym świecie wystarczające dla zawarcia określonej transakcji mogłyby być ustalenia ustne. Jedna osoba zobowiązuje się ustnie względem drugiej, że wykona określonego rodzaju świadczenie za ustaloną cenę, którą druga strona zobowiązuje się zapłacić.

W praktyce pomiędzy stronami bardzo często dochodzi jednak do sporów dotyczących kwestii takich jak:

• co miało stanowić przedmiot umowy;
• czy zostało to wykonane w sposób prawidłowy;
• czy przedmiot umowy wykonano w terminie;
• czy jakość wykonania przedmiotu umowy jest odpowiednia;
• czy umówione wynagrodzenie zostało zapłacone na zasadach określonych umową;
• jaki jest zakres ewentualnych usług gwarancyjnych i na jakich zasadach są one świadczone;
• na jaki okres zawarto umowę;
• jak można rozwiązać umowę i jakie są tego skutki;
• jakie prawo znajdzie zastosowanie w przypadku sporu pomiędzy stronami;
• gdzie będzie toczył się ewentualny spór pomiędzy

Powyższe, stanowią wyłącznie przykładowe elementy potencjalnych kwestii spornych, do jakich może dojść pomiędzy stronami. Jak widzimy jest ich sporo.

Zabezpieczeniem dla uniknięcia wątpliwości w zakresie ww. kwestii jest właśnie forma zawieranej umowy. Jeśli zawrzemy umowę z kontrahentem zagranicznym w formie pisemnej, która będzie w sposób klarowny i jasny określała na co strony się umówiły i na jakich warunkach, to ryzyko sporu w ww. zakresie jest odpowiednio minimalizowane. Z kolei nawet jeśli dojdzie do sporu i jedna ze stron naruszy swoje zobowiązanie, umowa pozwoli na jego sprawniejsze wyegzekwowanie.

Najlepsza forma umowy to zatem taka, która po pierwsze – odpowiada przepisom obowiązującego prawa, a po drugie taka, która pozwoli na wykazanie (udowodnienie), na co strony się umówiły i na jakich warunkach oraz jakie są konsekwencje braku wykonania wskazanych zobowiązań. Oczywiście forma pisemna jest w tym zakresie bardzo bezpieczna, jednak wielokrotnie umowy zawierane w drodze akceptacji oferty, zamówienia i wymiany wiadomości e-mail pomiędzy stronami również pozwalają na odtworzenie istotnych ustaleń stron co do treści zawartej pomiędzy nimi umowy.

Istnieje wiele sposobów i form zawierania umów z kontrahentem zagranicznym, zależnych wielokrotnie od przyjętego przez strony zwyczaju handlowego. Nie wszystkie z nich będą jednak należycie zabezpieczać interesy przedsiębiorcy przed nieuczciwym partnerem biznesowym. Zawierając umowę B2B warto dokładnie przeanalizować, jakie ryzyko wiąże się z brakiem udokumentowania pewnych czynności i czy rezygnacja z zawarcia umowy w formie pisemnej lub dokumentowej mająca na celu np. przyspieszenie jej zawarcia, nie spowoduje negatywnych konsekwencji na etapie jej realizacji. Przy dokonywaniu bądź potwierdzaniu wszelkich ustaleń z kontrahentem zagranicznym celowe jest korzystanie z dostępnych środków komunikacji elektronicznej. Powyższe, z pewnością okaże się przydatne w udokumentowaniu pewnych uzgodnień na etapie ewentualnego sporu na tle wykonania umowy.

Joanna Lubecka
adwokat