Czym jest klauzula poufności w umowie?
Klauzula poufności, to postanowienie umowne na podstawie którego strony decydują się na przyjęcie, że określone przez nich informacje wskazane w umowie będą miały walor poufnych, a zatem nie będą mogły być udostępnione swobodnie do wiadomości osób trzecich, pod rygorem skutków określonych w umowie.
1. Waga obowiązku zachowania poufności w kontraktach międzynarodowych
W związku z dynamicznie rozwijającą się współpracą przedsiębiorców w obrocie międzynarodowym i coraz większą świadomością w zakresie doniosłości informacji handlowych podlegających ochronie, przedsiębiorcy coraz częściej zawierają umowy o zachowaniu poufności (ang. non-disclosure agreement, tzw. NDA), bądź wprowadzają klauzule poufności do umów o współpracy czy ogólnych warunków umownych.
Celem wprowadzenia do umowy postanowień dotyczących obowiązku zachowania poufności jest m.in. zobowiązanie jednej bądź obydwu stron umowy do zachowania w tajemnicy informacji poufnych, do których ujawnienia dochodzi w toku wykonywania umowy oraz uregulowania odpowiedzialności stron na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania do zachowania w tajemnicy informacji poufnych.
2. NDA czy klauzula poufności w umowie?
Strony, których wolą jest uregulowanie obowiązku zachowania poufności, mogą to uczynić w dwojaki sposób, tj.: albo zawrzeć umowę o zachowaniu poufności (tzw. NDA) albo zawrzeć postanowienia dotyczące poufności w umowie głównej (umowie o współpracy, Ogólnych Warunkach Umownych). Często umowy o zachowaniu poufności (NDA) stanowią załącznik do umowy głównej, jaka została zawarta pomiędzy stronami, co wielokrotnie ma na celu uregulowanie obowiązków dotyczących zachowania poufności w bardziej obszerny i wyczerpujący sposób.
3. Jakie informacje warto objąć obowiązkiem zachowania poufności?
W najprostszym ujęciu obowiązkiem poufności warto objąć takie informacje, które u danego przedsiębiorcy mają rzeczywiście charakter poufny.
Przykład: Przedsiębiorca wskazuje w umowie, że obowiązkiem poufności objęte są informacje o tym, jakie podmioty należą do grona jego klientów. Jednocześnie podmioty te są ujawnione na stronie internetowej wskazanego przedsiębiorcy w zakładce ,,Zaufali nam’’ albo ,,Nasi klienci’’. W takim przypadku, tego rodzaju zastrzeżenie jest całkowicie bezcelowe.
Sporządzając treść klauzuli poufności, warto zatem uwzględnić specyfikę danego biznesu i objąć nią informacje dla przedsiębiorcy cenne, które chciałby on chronić przed dostępem szerszego grona odbiorców.
Wielokrotnie do informacji poufnych przedsiębiorcy zaliczają: informacje o charakterze handlowym, organizacyjnym, technologicznym, prawnym, finansowym, informacje zawierające dane osobowe i dotyczące sposobów zabezpieczania danych osobowych, a ponadto koncepcje biznesowe, strategie marketingowe, plany rozwoju działalności, know-how, strategie biznesowe, a także inne informacje posiadające wartość gospodarczą, takie jak planowany budżet, różnego rodzaju raporty, informacje istotne z punktu widzenia ochrony praw własności intelektualnej, bazy danych klientów oraz szczegóły umów z nimi zawartych, a także informacje na temat pracowników oraz współpracowników.
4. Jakie postanowienia warto zawrzeć w ramach klauzuli poufności?
4.1. Czas obowiązywania umowy w zakresie obowiązku zachowania poufności
W klauzuli umownej dotyczącej obowiązku zachowania poufności warto wskazać, przez jaki czas strony będą związane obowiązkiem jej dochowania. Obowiązek zachowania poufności może wiązać strony w czasie trwania umowy, ale także po jej zakończeniu. Powyższe pozostaje w gestii stron.
4.2. Sankcje na wypadek naruszenia obowiązku zachowania poufności
Często w klauzulach umownych dotyczących poufności wprowadza się różnego rodzaju sankcje na wypadek niewykonania zobowiązania zachowania w tajemnicy informacji poufnych. Sankcje te wielokrotnie przyjmują postać kar umownych.
4.3. Sposób postępowania z informacjami poufnymi po zakończeniu obowiązywania umowy
W klauzuli dotyczącej obowiązku zachowania poufności warto również uregulować sposób postępowania z informacjami poufnymi po zakończeniu obowiązywania umowy głównej bądź nawet samej umowy o zachowaniu poufności. Powyższe oznacza, iż strony mogą w umowie postanowić, iż po zakończeniu jej obowiązywania wszelkie dokumenty oraz inne nośniki zawierające informacje poufne zostaną zwrócone stronie ujawniającej lub zniszczone na jej żądanie, a także regulować wskazaną kwestię w sposób bardziej szczegółowy.
5. Dlaczego warto uregulować obowiązek zachowania poufności?
Zawarcie umowy o zachowaniu poufności z kontrahentem zagranicznym może uchronić przedsiębiorców przed nieuprawnionym ujawnieniem informacji, które mają szczególne znaczenie gospodarcze, finansowe lub technologiczne. Jeśli natomiast dojdzie do nieuprawnionego ujawnienia takich informacji, klauzula poufności może być pomocna w egzekwowaniu sankcji względem osoby, która dopuściła się takiego naruszenia. Umowne uregulowanie obowiązku zachowania poufności ułatwi przy tym wykazywanie, iż dana strona była obowiązana do zachowania poufności, a informacja, która została ujawniona, miała charakter informacji poufnej.
Joanna Lubecka
adwokat