Rozpoczęliśmy produkcję, a nadal negocjujemy treść umowy

Już produkujemy i planujemy dostawę pierwszych partii produktu, a umowa z kontrahentem, która ma to wszystko zabezpieczać, nadal jest negocjowana?

Czy to się zdarza?

Realia biznesowe pokazują, że nie tylko się zdarza, ale dzieje się tak nader często, a o przyczynach tego stanu można by napisać książkę. 

Spokojnie, to nie będzie wpis o tym, że umowę warto podpisać, zanim rozpoczniesz współpracę ze wskazaniem pięciu powodów, dla których tak jest. Wiem, że to wiesz i nie dlatego jesteś w sytuacji działania poprzedzającego potwierdzenie ustaleń z Twoim kontrahentem, ale ponieważ uznałeś, że lepiej się nie da. 

W biznesie wielokrotnie jest tak, że jeśli chcemy zrealizować z kimś dany temat, trzeba działać sprawnie i czasem odwrócić logiczną i racjonalną kolejność podejmowania działań. To nie jest sytuacja hiper optymalna, ale jak mawiają mędrcy ,,It is how is’’ (tu się przyznam, że za każdym razem jak żartuję na Linkedinie, to wstrzymuję na chwilę oddech).

O czym pamiętać w sytuacji, gdy machina realizacji już ruszyła, a kontrakt nadal ,,się negocjuje’’?

Robienie rzeczy nie do końca poprawnie pod względem kolejności podejmowania działań musi poprzedzać jakaś ocena związanego z tym ryzyka. Jeśli argumenty biznesowe przemawiają za tym, żeby zrealizować dany kontrakt mimo przedłużających się negocjacji, oceń jakie zagrożenia niesie za sobą późniejsze podpisanie kontraktu.

Ograniczysz tym samym ryzyko związane z tym, że po Waszych ustaleniach nie ma śladu. Pośród wielu kwestii wymagających utrwalenia w formie pisemnej jest równie wiele tych, które tej formy nie wymagają. Ich wykazanie musi być jednak możliwe, zatem – jeśli ustalicie z kontrahentem coś istotnego – potwierdźcie to.

Zaczęliście działać bez podpisanej umowy? Na tym etapie da się jeszcze znaleźć usprawiedliwienie, jednak zanim Twój kontrahent otrzyma kluczowe świadczenie/produkt lub usługę, dopnijcie treść kontraktu. 

Umowa jest istotna, dobra jakość tego, co sprzedajesz, jest istotna, relacja z Twoim kontrahentem jest istotna, warto o nią dbać nie tylko w warunkach poruszania się na nie do końca pewnym gruncie. A w tych, konkretnych warunkach może ona pomóc.

Nie rób tak, żeby działanie bez podpisanej umowy stało się Twoim standardem. To nie jest dobry zwyczaj i nie należy go pielęgnować. Przeanalizuj, co się stało, że tym razem było to konieczne i określ, co możesz zrobić, żeby to się nie powtórzyło.

👉 Podpisanie listu intencyjnego na start negocjowanej współpracy;

👉 Określenie z góry i zakomunikowanie kontrahentowi zasad formalizowania współpracy z Twoją firmą. Możesz być gospodarzem prowadzonych rozmów i ustalić, że: 

• spotykamy się w celu takim i takim, 
• rozmawiać będziemy o tym i o tym, 
• po uzgodnieniu danej kwestii potwierdzimy ją w taki i taki sposób, a następnie przejdziemy do kolejnych punktów,
• czas reakcji każdej ze stron na daną propozycję jest sprecyzowany.

👉 Wprowadzenie standardowej dokumentacji określającej zasady współpracy z Twoją firmą (GTC, OWS, proste wzory umów). Niech te dokumenty będą jasne, zrozumiałe i przejrzyste, wtedy szansa na ich sprawne podpisanie wzrośnie.

I pamiętaj, żeby nie romantyzować takiego trybu postępowania. Z umową jest naprawdę bezpieczniej, postaraj się o nią zadbać w poprawnej kolejności następnym razem. 

Joanna Lubecka
adwokat