Kiedy pojawia się wizja współpracy z kontrahentem zagranicznym, warto zadbać o aspekt prawny i ułożyć relację biznesową w sposób bezpieczny i odpowiadający naszym wyobrażeniom o tym jak współpraca będzie ta przebiegać w praktyce.
Pierwszym krokiem powinno być ZAWARCIE ODPOWIEDNIEJ UMOWY. Może ona mieć charakter ogólny lub szczegółowy, przybrać formę ogólnych warunków umownych lub akceptowanych przez strony dokumentów zamówienia i ustalaniu szczegółów w drodze korespondencji e-mail. W grę wchodzą oczywiście także inne, przyjęte pomiędzy stronami i zaakceptowane przez nie zwyczaje handlowe.
Strony mogą także współpracować bez zawierania pisemnej umowy. Nie oznacza to jeszcze, że umowa nie została zawarta. Treść poszczególnych obowiązków stron oraz innych ustaleń często da się wyinterpretować np. na podstawie korespondencji e-mail wymienionej pomiędzy stronami. Z zastrzeżeniem sytuacji określonych w przepisach obowiązującego prawa, nie każda umowa wymaga dla swej ważności zachowania formy pisemnej. Pamiętajmy jednak, że pisemna forma umowy pozwoli na pewniejsze zabezpieczenie interesów stron i znacznie ułatwi sytuację, w przypadku gdy dojdzie do ewentualnego sporu.
We współpracy z kontrahentem zagranicznym, ale także krajowym, może zdarzyć się tak, że przedsiębiorca ten przedstawi nam GOTOWĄ i stosowaną przez niego UMOWĘ DO PODPISU, analizy czy ewentualnych uwag.
JAK WÓWCZAS POSTĘPOWAĆ?
Wszystko zależy oczywiście od posiadanej SIŁY NEGOCJACYJNEJ. Może się zdarzyć tak, że kontrahent będzie otwarty na ewentualne zmiany czy uzupełnienia do umowy, a może być tak, że ich nie zaakceptuje pozostawiając nas w dylemacie czy umowę podpisać czy też zrezygnować ze współpracy.
Z pewnością nie należy podpisywać umów w ciemno, licząc, że współpraca będzie przebiegała w sposób poprawny, a umowa tak naprawdę nie będzie wcale potrzebna. Zdaję sobie sprawę, że wielu przedsiębiorców tak postępuje, przyjmując, że współdziałanie w biznesie opiera się na wzajemnym zaufaniu i to o nie należy dbać w głównej mierze, aby zachować udaną współpracę w wymiarze długofalowym. Umowy są jednak ważne, ponieważ pozwalają na zaoszczędzenie czasu, nerwów, a często także środków finansowych w przyszłości. W wielu przypadkach przedsiębiorcy sięgają do umowy w chwili, kiedy dochodzi do pierwszego sporu. Wówczas też często ma miejsce pierwsza konsultacja prawna. Zdarza się jednak, że wówczas jest już za późno, lub nie można zrobić tak wiele, jak można by przy właściwym sprawdzeniu umowy przed jej podpisaniem.
JAK ZATEM NALEŻY POSTĘPOWAĆ W PRZYPADKU UMÓW PRZYGOTOWANYCH PRZEZ DRUGĄ STRONĘ?
- Po pierwsze, umowę należy przeczytać.
- W przypadku wątpliwości, jej treść warto skonsultować z profesjonalistą i uzyskać opinię w zakresie realnych niebezpieczeństw jakie niesie za sobą podpisanie umowy.
- W zależności od posiadanej siły negocjacyjnej, należy zaproponować modyfikacje niekorzystnych dla nas postanowień umownych.
- Po przygotowaniu odpowiednich zmian w okazanej umowie, przystąpić do negocjacji.
- Finalnie oczywiście dochodzi do podpisania umowy, której treści jesteśmy świadomi lub rezygnacji z jej podpisania na podstawie decyzji popartej odpowiednimi przesłankami.
Po uwagach ogólnych, przechodzimy do meritum.
O CZYM WARTO PAMIĘTAĆ ZAWIERAJĄC UMOWĘ W STOSUNKACH B2B Z PODMIOTEM ZAGRANICZNYM?
- JURYSDYKCJA SĄDU I PRAWO WŁAŚCIWE
Pierwszą kwestią, o której należy pamiętać jest JURYSDYKCJA SĄDU i PRAWO WŁAŚCIWE. Postanowienia umowne określające obie te kwestie będą determinowały miejsce prowadzenia ewentualnego sporu sądowego (tj. czy będzie miał on miejsce w Polsce czy przed sądem zagranicznym) oraz przepisy prawa, według których spór ten będzie rozpatrywany. Mimo, że klauzule umowne określające jurysdykcję sądu i prawo właściwe znajdują się zwykle w końcowej części umowy, warto pomyśleć o nich już na początku. Ustalenie prawa obcego jako właściwego dla danej umowy spowoduje, że zakres wzajemnych obowiązków prawnych stron będzie oceniany według całkowicie innych przepisów, niż te, do których wielu przedsiębiorców przywykło zawierając transakcje w krajowym obrocie prawnym.
Czy postanowienia dotyczące jurysdykcji i prawa właściwego zawsze muszą znaleźć się w treści umowy? Nie. Przepisy obowiązującego prawa pozwolą na ustalenie zarówno sądu właściwego do rozpoznania ewentualnego sporu pomiędzy stronami, jak i prawa właściwego dla stosunku umownego. Jeśli rezygnujemy z postanowień dotyczących jurysdykcji i prawa właściwego, warto jednak wiedzieć co z tych przepisów wynika i jaka jurysdykcja będzie właściwa dla naszej umowy, pomimo braku wprowadzenia określonej klauzuli do umowy. Brak umieszczenia tych postanowień w umowie powinien być zatem świadomy.
W stosunkach pomiędzy państwami Unii Europejskiej aktem prawnym regulującym kwestie związane z jurysdykcją sądu jest rozporządzenie nr 1215/2012, czyli tzw. rozporządzenie Bruksela I bis.
W przypadku spraw dotyczących umów, rozporządzenie to wprowadza regułę, zgodnie z którą możliwe jest pozwanie kontrahenta z innego państwa członkowskiego, przed sądem miejsca wykonania danego zobowiązania. Na potrzeby określenia tego miejsca, rozporządzenie wprowadza dwa rodzaje umów: umowę sprzedaży rzeczy ruchomych i umowę o świadczenie usług. W przypadku umów sprzedaży rzeczy ruchomych, miejscem tym będzie miejsce w państwie członkowskim, w którym rzeczy te zgodnie z umową zostały albo miały zostać dostarczone. Z kolei w przypadku umowy o świadczenie usług – miejscem wykonania danego zobowiązania będzie miejsce w państwie członkowskim,, w którym rzeczy te zgodnie z umową zostały albo miały zostać dostarczone. Należy pamiętać, że znaczenie obydwu pojęć, czyli: umowy sprzedaży rzeczy ruchomych i umowy o świadczenie usług jest oderwane od ich znaczenia, do jakiego przywykliśmy zgodnie z prawem polskim. Są to pojęcia, które mają mieć uniwersalne znaczenie, jednolite dla wszystkich państw członkowskich. Z tej przyczyny, ich treść jest ustalana według tzw. wykładni autonomicznej. Ma to taki sens praktyczny, że dzięki niej, umowa sprzedaży rzeczy ruchomych będzie oznaczała to samo dla kontrahenta z Niemiec, Polski czy Francji i żaden z tych podmiotów nie będzie starał się forsować swojego rozumienia ,,umowy sprzedaży rzeczy ruchomych’’.
- JĘZYK WŁAŚCIWY DLA UMOWY
Umowa zawierana z zagranicznym kontrahentem może zostać sporządzona w jednej wersji językowej, odpowiadającej praktyce komunikacji stosowanej przez strony. Bardzo często jest to język angielski. Jeśli jednak kontrahenci nie posługują się biegle tym samym językiem, warto sporządzić umowę w dwóch wersjach językowych, np. polskiej i angielskiej. Wówczas, w celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych, należy pamiętać o wskazaniu, która wersja językowa będzie wiążąca dla stron na potrzeby interpretacji jej postanowień.
- POZOSTAŁA TREŚĆ UMOWY
Pozostałe postanowienia umowne będą już zależały od tego co jest przedmiotem konkretnej umowy. Inne postanowienia będzie zawierała umowa o współpracy w zakresie świadczenia usług, inne umowa sprzedaży, a jeszcze inne umowa dystrybucji. Niezależnie jednak od przedmiotu konkretnej umowy, warto aby kontrakt określał takie kwestie jak:
- SŁOWNIK DEFINICJI pojęć jakie będą pojawiały się w umowie. Pozwala on uporządkować umowę i uniknąć niepotrzebnych wątpliwości interpretacyjnych. Dzięki niemu strony zawsze będą wiedziały jakie znaczenie i treść mają istotne dla nich pojęcia umowne i unikną w ten sposób sporów co do tego, co miały na myśli. Umowa zawierająca słowniczek jest także zwykle bardziej przejrzysta i łatwa w odbiorze.
- Prawidłowe wskazanie na PRZEDMIOT UMOWY, czyli to na co umawiają się strony i co każda z nich ma w wykonaniu umowy świadczyć na rzecz drugiej ze stron.
- TRYB REALIZACJI UMOWY – postanowienia regulujące sposób realizacji kontraktu nie muszą się znaleźć w każdej umowie, jednak w wielu przypadkach znacząco ułatwiają one współpracę i pozwalają na uniknięcie niepotrzebnych sporów. Przy bardziej skomplikowanych kontraktach, tryb ten w pewnym sensie prowadzi nas za rękę i porządkuje współpracę. W tym postanowieniu możemy określić w szczególności:
– sposób komunikacji pomiędzy stronami na potrzeby wykonywania umowy;
– sposób składania zamówień, ich akceptacji ich przez drugą stronę, a także wdrożenia ich do wykonania;
– ewentualną kontrolę trybu realizacji zamówienia i raportowanie stanu wykonania poszczególnych etapów przedmiotu umowy;
– obowiązki stron związane z ewentualnym transportem, dostawą przedmiotu umowy (w tym zakresie warto rozważyć odwołanie się do tzw. klauzul INCOTERMS ustalonych przez Międzynarodową Izbę Handlową);
– ustalony pomiędzy stronami sposób odbioru przedmiotu umowy – gdzie i kiedy on następuje, kto w nim uczestniczy;
– określenie chwili przejścia ryzyka niebezpieczeństwa utraty, zniszczenia lub uszkodzenia przedmiotu umowy (jeśli konkretny przedmiot umowy tego wymaga).
- Określenie WZAJEMNYCH OBOWIĄZKÓW STRON, czyli dookreślenie tego co ciąży na każdej ze stron na podstawie zawartej umowy.
- Wskazanie na CZAS TRWANIA UMOWY oraz zasady i podstawy ROZWIĄZANIA UMOWY. Umowa może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, regulować zasady jej rozwiązywania, wypowiadania, odstępowania od niej oraz określać związane z tym skutki, np. dotyczące zamówień w toku.
- WYNAGRODZENIE UMOWNE, termin i zasady jego uiszczania, a także przyjętą pomiędzy stronami walutę w jakiej ma ono zostać wypłacone.
- Obowiązki wynikające z ewentualnej GWARANCJI, jeśli zostaje ona udzielona, a także tryb ich realizacji. W praktyce: co obejmuje udzielona gwarancja (czy np. naprawę czy również wymianę przedmiotu umowy), jaki jest okres udzielonej gwarancji, jakie są obowiązki gwaranta, a jakie podmiotu zgłaszającego określone roszczenie z gwarancji, jakie warunki pozwalają na realizację uprawnień gwarancyjnych.
- Jeśli dany kontrakt tego wymaga – kwestie dotyczące ewentualnego przeniesienia AUTORSKICH PRAW MAJĄTKOWYCH. Jeśli będziemy mieli do czynienia z utworem, wprowadzenie tego rodzaju zapisów jest wysoce pożądane.
- KLAUZULĘ POUFNOŚCI lub odwołanie do odrębnej UMOWY NDA, czyli tzw. NON-DISCLOSURE AGREEMENT. Będą one miały na celu zabezpieczenie informacji poufnych dla danego przedsiębiorcy, które przedstawiają dla niego wartość gospodarczą przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
- POSTANOWIENIA KOŃCOWE, w których często określane są kwestie takie jak:
– możliwość przeniesienia praw wynikających z umowy na podmiot trzeci lub jej wyłączenie;
– wspomniane na wstępie klauzule dotyczące jurysdykcji i prawa właściwego;
– wskazanie osób wyznaczonych do kontaktu z ramienia każdej ze stron w sprawach dotyczących umowy (o ile jest to potrzebne dla konkretnej umowy);
– postanowienia dotyczące wystąpienia tzw. siły wyższej i sposobu postępowania stron we wskazanym przypadku;
– zastrzeżenie formy pisemnej pod rygorem nieważności dla ewentualnych zmian czy uzupełnień umowy;
– wskazanie w ilu egzemplarzach sporządzono umowę oraz liczby egzemplarzy otrzymywanej przez każdą ze stron.
Jak widzimy, umowa zawierana z zagranicznym kontrahentem ma wiele elementów charakterystycznych dla umów, które przedsiębiorcy zawierają w obrocie krajowym. Zasadnicze różnice będą dotyczyły takich kwestii jak: klauzula jurysdykcyjna i dotycząca prawa właściwego, język umowy, ewentualne obowiązki związane z transportem oraz waluta, w której następuje rozliczenie stron. Mają one bardzo istotne znaczenie dla późniejszej, niezakłóconej współpracy pomiędzy stronami, a w przypadku ewentualnego sporu zabezpieczają możliwość jego prowadzenia na zasadach uzgodnionych przez strony.
Joanna Lubecka
